El lenguaje evoluciona, sin duda, así como nosotros también vamos adoptando nuevos términos en nuestro vocabulario, sobre todo en la medida que nos vamos especializando. Tanto es así que nos olvidamos, a veces, que nuestros interlocutores pueden no saber o entender de qué estamos hablando o simplemente entender algo muy distinto.
En compras existen una serie de siglas que usamos regularmente y que en ocasiones no todos conocer, incluidos nuestros proveedores, generando pérdidas de oportunidades para ambas partes.
RFI (Request For Information) o Solicitud de Información
Se usa para obtener información general respecto de productos, servicios o proveedores, lo que permite a la organización conocer más de un determinado mercado o nicho, y no es vinculante para ninguna de las partes (proveedor o empresa).
Dentro de las ventajas que tiene un RFI para el área de compras es que le permite evaluar o presupuestar un bien, servicio o proveedor alternativo que no conocía o no había tenido en cuenta. Eventualmente los proveedores pueden enviar listas de precios, que no son necesariamente vinculantes, y es esta situación la que muchas veces hace que los proveedores lo confundan con una cotización.
Por otro lado, si se abusa de este método los proveedores pueden dejar de participar.
RFP (Request For Quotation) o Solicitud de Cotización
En un proceso de RFQ invitamos a los proveedores a presentar una oferta para el suministro de un bien o y prestación de un determinado servicio. Normalmente se usa este método cuando el interés primordial está en el precio, ya que está claro el "qué quiero", está estandarizado,
RFP (Request For Proposal ) o Solicitud de Propuesta
Este método es el más formal y complejo de los tres que hemos revisado, y lo que hace es notificar a los proveedores de nuestra intención de licitar un servicio o producto. A diferencia del RFQ, normalmente existen bases de licitación administrativas, técnicas y/económicas que detallan la forma en que se deben presentar las propuestas y el alcance esperado. En otra ocasión hablaremos de la importancia de un buen RFP pues sienta las bases para exitosa gestión de contratos.
Finalmente, no existe una única forma de escribir un RFx, y su contenido, estructura, el método de evaluación y contratación entre otros debe guiarse por los principios de la buena fe, la práctica ética y justa de abastecimiento, utilizando los criterios de transparencia como una guía en el quehacer de abastecimiento. En este sentido resulta fundamental que el área de abastecimiento sea un experto en su tema: conozca la cultura de la organización, del país o países con los que hará negocios así como comprender la industria.